大企業のWEBサイトでない場合、ネットショップ開設の初期は「自分ひとり」か、せいぜいあと一人ぐらいでスタートするのが一般的でしょう。
私もそうでしたが、最初は自分のカラダを使う以外に方法がないからですね。

そのうちにセールスがあがってくるとスタッフを雇用することになります。
この辺が最初の曲がり角になります。
自分ひとり、ないし家族でやっている分には問題にならなかったことが次々に起きてきます。
組織化の第一歩を踏み出さなければならなくなるわけですね。

特にスタッフ間での情報共有が、うまくいかない例が多いようです。
ある程度コストをかけられるのであれば、顧客管理ソフトや受注管理ソフトを導入すればいいのですが、それでも通常の問い合わせなどの情報は共有できません。

特にネットショップの場合、顧客が2倍になればメールは4倍になります。
この処理がうまくいかないと大きなクレームにつながります。

メールの共有ですが、大きく分けてふたつの方法が現実的でしょう。
ひとつはサードパーティーさんのASPサービスを利用すること。
これはWEBアクセスすることで全員でメールのやり取りを共有できるというメリットがあります。
使い勝手からいえば一番いいかもしれません。
ただ、けして「安い」といえるものではないので、まだまだ運営が軌道にのっているとは言い難い段階では導入に二の足を踏んでしまうこともあるでしょう。

ふたつ目の方法は高度な設定の可能なメーラーをしようすること。
私はネットショップをやっていた当時も現在も「Becky!」というメーラーを使っています。かなり有名なメーラーなのでご存知の方も多いと思います。
長くなりますので、詳細は記載しませんが、スレッド機能と振り分け機能、BCCの自動付加機能をうまく使うことで、ある程度スタッフ間で情報を共有することが可能になります。

たとえ、まだスタッフで情報共有の必要性が無くても、ウイルスの問題がありますのでネットショップでアウトルックエクスプレスを使用するのはあまり感心しません。
大事な商売道具?ですので、メーラーについて一度考えみられることをオススメします。